Doeleinden verwerking persoonsgegevens
Kifid kan Persoonsgegevens van u voor meerdere doeleinden verwerken die hieronder staan genoemd. Bij elk doeleinde wordt beschreven wat de grondslag hiervoor is, welke persoonsgegevens verwerkt (kunnen) worden, en welke bewaartermijn wordt gehanteerd.
Klachtbehandeling
Kifid verwerkt uw Persoonsgegevens om uw klacht over een Financiële dienstverlener te behandelen. Kifid oefent als laagdrempelige buitengerechtelijke geschilbeslechtende instantie een taak uit van algemeen belang door geschillen tussen consumenten en Financiële dienstverleners te beoordelen. Als u Kifid opdracht geeft om een geschil dat u met een Financiële dienstverlener heeft te beoordelen, verwerkt Kifid Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van haar geschil beslechtende taak.
Wanneer u als kleinzakelijke ondernemer Kifid verzoekt om een geschil met een Financiële dienstverlener te beoordelen en wanneer u een klacht indient, gaat u een overeenkomst aan met Kifid. U geeft namelijk het Kifid de opdracht om een geschil dat u heeft met een Financiële dienstverlener te beoordelen. Kifid verwerkt bij de klachtbehandeling enkel de Persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst die Kifid met u heeft.
Kifid verwerkt onder andere de volgende Persoonsgegevens van u: naam, contactgegevens en alle andere gegevens die aan ons zijn verstrekt (bijvoorbeeld strafrechtelijke gegevens, gezondheidsgegevens, een verzekeringspolis of een hypotheekakte) in het kader van de behandeling van het klachtdossier.
Het klachtdossier met uw Persoonsgegevens wordt nadat de klachtbehandeling is afgerond en het klachtdossier is afgesloten gedurende vijf jaar door Kifid bewaard. Deze periode staat gelijk aan de wettelijke verjaringstermijn en stelt Kifid in staat zich te verweren tegen een eventuele aansprakelijkstelling. Na vijf jaar wordt het dossier volledig verwijderd.
Communicatie per telefoon, post of e-mail
Als u telefonisch, per e-mail of per post contact met ons opneemt met een vraag die niet ziet op een klacht die al bij ons in behandeling is (hiervoor geldt namelijk het vorige kopje ‘Klachtbehandeling’), verwerken wij uw Persoonsgegevens om uw vraag te beantwoorden.
Kifid heeft een gerechtvaardigd belang om uw vragen te behandelen. Hiervoor verwerkt Kifid niet meer Persoonsgegevens dan noodzakelijk om uw vraag te kunnen behandelen.
Voor dit doel verwerken wij uw naam, contactgegevens, uw vraag en alle andere Persoonsgegevens die nodig zijn om uw vraag te beantwoorden.
Klanttevredenheidsonderzoek
Kifid stuurt na afronding van een klacht een klanttevredenheidsonderzoek. Kifid heeft voor het verrichten van het klanttevredenheidsonderzoek het bedrijf MarketResponse ingeschakeld. Kifid heeft met MarketResponse een verwerkersovereenkomst gesloten waarin afspraken zijn gemaakt over de zorgvuldige omgang met uw Persoonsgegevens.
Kifid voert het klanttevredenheidsonderzoek uit op basis van uw toestemming.
Kifid (MarketResponse als Verwerker) verwerkt hiervoor de volgende persoonsgegevens van u: e-mailadres, dossiernummer, uw naam het geslacht en uw antwoorden, tenzij u heeft aangegeven geen prijs te stellen op medewerking aan het klanttevredenheidsonderzoek.
Kifid (MarketResponse als Verwerker) bewaart voornoemde persoonsgegevens zes maanden.
Om te voldoen aan de wet
Om te voldoen aan relevante wet- en regelgeving, moeten wij mogelijk uw Persoonsgegevens bekendmaken aan overheidsinstellingen of toezichthoudende autoriteiten (bijvoorbeeld de accountant in het kader van onze verplichte accountantscontrole).
Hiervoor verwerken wij alleen die Persoonsgegevens die wij wettelijk verplicht zijn te verstrekken.
Cookies
Als u onze website gebruikt, worden functionele cookies geplaatst voor de verbetering van uw ervaring op onze website. Ook maakt Kifid gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers onze website gebruiken.
Zie voor meer informatie Cookies – Kifid.
Aan wie verstrekken wij uw persoonsgegevens?
Klachtbehandeling
In het kader van klachtbehandeling worden uw Persoonsgegevens (onder andere die in de door u verstrekte documenten aan ons staan) ondermeer verstrekt aan de Financiële dienstverlener(s) als wederpartij en de eventuele vertegenwoordigers.
Wanneer wij uw Persoonsgegevens verstrekken aan derden, zullen wij de vereiste contractuele, technische en organisatorische maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat uw Persoonsgegevens alleen worden verwerkt in de mate dat dergelijke verwerking noodzakelijk is. Deze derden zijn zelf ook verantwoordelijk voor de verwerking van uw Persoonsgevens en voor de naleving van de toepasselijke privacyregelgeving.
Bedrijfsvoering en dienstverlening
In overeenstemming met deze privacyverklaring en zover dat bij de wet is toegestaan, kunnen wij gebruik maken van derden voor onze bedrijfsvoering en dienstverlening. Wanneer deze derden uw Persoonsgegevens verwerken, doen zij dit in de hoedanigheid van Verwerker. We sluiten een overeenkomst met een dergelijke Verwerker voor de verwerking van uw Persoonsgegevens. Deze overeenkomst bevat verplichtingen om ervoor te zorgen dat uw Persoonsgegevens uitsluitend door de Verwerker worden verwerkt ten behoeve van de aan ons te verlenen diensten.
Wij doen uitsluitend een beroep op Verwerkers die afdoende garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen bieden opdat de verwerking voldoet aan de vereisten van de AVG.
Wij maken gebruik van de volgende Verwerkers:
- IT-leveranciers en -dienstverleners
- Onderzoeksbureaus
Kifid verstrekt uw Persoonsgegevens als uitgangspunt niet buiten de Europees Economische Ruimte (EER). Als uw Persoonsgegevens toch worden doorgegeven aan een ontvanger buiten de EER, zullen wij maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat uw Persoonsgegevens adequaat worden beschermd.
Wij gaan zorgvuldig om met uw Persoonsgegevens en nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om diefstal, verlies of anderszins onrechtmatig gebruik van uw persoonsgegevens te voorkomen. We besteden veel aandacht aan een optimale beveiliging van onze systemen waarin persoonsgegevens worden opgeslagen. Onze medewerkers en leden van de Geschillencommissie en de Commissie van Beroep hebben alleen toegang tot uw Persoonsgegevens wanneer zij vanuit hun functie geautoriseerd zijn om uw gegevens te verwerken. Allen zijn gebonden aan geheimhouding. Kifid heeft de beveiligingsmaatregelen vastgelegd in interne procedures. De beveiligingsmaatregelen zijn gebaseerd op best practices uit de internationale norm voor informatiebeveiliging (ISO 27001).
Uw rechten
U heeft het recht op inzage van een overzicht van uw Persoonsgegevens en, onder bepaalde voorwaarden, rectificatie en/of verwijdering van uw Persoonsgegevens. In bepaalde gevallen heeft u ook het recht op beperking van de verwerking van uw Persoonsgegevens, het recht op bezwaar tegen de verwerking en het recht op dataportabiliteit.
Voor het uitoefenen van uw rechten die u onder de AVG heeft, kunt u een verzoek indienen door een brief, voorzien van naam, adres, telefoonnummer, te sturen naar Kifid, Postbus 93257, 2509 AG Den Haag. Dit verzoek kan ook per e-mail worden ingediend via consumenten@kifid.nl. Indien nodig kunnen wij om aanvullende gegevens vragen ter verificatie van uw identiteit.
Kifid streeft ernaar zo spoedig mogelijk of in ieder geval binnen 4 weken te reageren op een dergelijk verzoek.
Hieronder zijn enkele rechten die u onder de AVG heeft nader toegelicht.
Inzage- en correctierecht
U heeft het recht op inzage en correctie van de bij Kifid geregistreerde Persoonsgegevens. Dit houdt in dat u bij Kifid kan opvragen welke Persoonsgegevens van u zijn geregistreerd en voor welke doeleinden deze Persoonsgegevens worden gebruikt.
Ook heeft u het recht op rectificatie en aanvulling (correctierecht) van de bij Kifid geregistreerde en door Kifid verwerkte Persoonsgegevens, indien de Persoonsgegevens onjuist zijn. Bij een verzoek hiertoe moet u aangeven welke Persoonsgegevens naar uw mening incorrect of onvolledig zijn en wat de juiste gegevens behoren te zijn.
Recht op vergetelheid
U heeft in een aantal gevallen en onder bepaalde voorwaarden het recht om de Persoonsgegevens die wij van u hebben te laten wissen. Dit is onder meer het geval indien:
- de Persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of worden verwerkt;
- de verwerkingsgrond gebaseerd is op toestemming en u de toestemming intrekt;
- u gegrond bezwaar maakt tegen de verwerking;
- de Persoonsgegevens door ons onrechtmatig zijn verwerkt;
- er een wettelijke verplichting is om de Persoonsgegevens te verwijderen.
Let wel: het recht om vergeten te worden, is geen absoluut recht. Als wij niet voldoen aan uw verzoek om uw Persoonsgegevens te laten wissen, informeren wij u over de redenen waarom wij niet aan uw verzoek zullen voldoen.
Beperking van de verwerking
Als u van mening bent dat wij uw Persoonsgegevens onrechtmatig verwerken, het niet meer noodzakelijk is dat wij uw Persoonsgegevens verwerken, de door ons verwerkte Persoonsgegevens onjuist zijn of u bezwaar maakt, kunt u verzoeken om beperking van de verwerking. Dit betekent dat de Persoonsgegevens voor een bepaalde tijd niet door ons worden verwerkt.
Intrekken toestemming
Als u toestemming heeft gegeven voor het verwerken van uw Persoonsgegevens voor een bepaald doeleinde, dan kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. Let wel, het intrekken van uw toestemming heeft geen terugwerkende kracht. U kunt contact met ons opnemen hierover via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.
Toezicht
Kifid heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG). De FG controleert of we binnen Kifid op de juiste manier omgaan met persoonsgegevens. Heeft u een vraag voor de FG? Stuur dan een e-mail naar FG@kifid.nl.
Klachten
U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u ontevreden bent over het gebruik van uw Persoonsgegevens door Kifid. Bijvoorbeeld, als u van mening bent dat wij uw Persoonsgegevens niet met zorg gebruiken, of omdat uw verzoek tot inzage of rectificatie niet tijdig is beantwoord.
Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
Bezuidenhoutseweg 30
2594 AV DEN HAAG
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Melden datalekken
Indien u een (mogelijk) datalek constateert ten aanzien van Persoonsgegevens die door Kifid worden verwerkt, verzoeken wij u direct contact met Kifid op te nemen. Kifid heeft procedures om deze meldingen adequaat en zorgvuldig te behandelen in overeenstemming met de AVG.
U kunt contact opnemen via consumenten@kifid.nl of via ons algemene nummer (070) 333 8 999.
Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen en bijwerken. Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 1 oktober 2024.
Tot slot
Heeft u vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van Persoonsgegevens door Kifid, dan kunt u contact met ons opnemen via consumenten@kifid.nl of via het algemene telefoonnummer (070) 333 8 999.
Begrippen
Persoonsgegevens
Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“de betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geindentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, locatiegegevens, een identificatienummer, een online identificator of van één of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon (art. 4 onder 1 AVG).
Verwerking van persoonsgegevens
Een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens (art. 4 onder 2 AVG).
Verwerkingsverantwoordelijke
Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; wanneer de doelstellingen van en de middelen voor deze verwerking in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden vastgesteld, kan daarin worden bepaald wie de verwerkingsverantwoordelijke is of volgens welke criteria deze wordt aangewezen (art. 4 onder 7 AVG).
In dit geval is de verwerkingsverantwoordelijke het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening (Kifid). Bereikbaar via (070) 333 89 99 of consumenten@kifid.nl. KvK-nummer: 27289675.
Verwerker
Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt (art. 4 onder 8 AVG).
Financiële dienstverlener
De partij die betrokken is bij de behandeling van de klacht, het betreft een financiële dienstverlener die is aangesloten bij Kifid, of die tot 3 jaar geleden was aangesloten bij Kifid, en terug te vinden is in het Dienstverlenersregister op de website van Kifid.
