Voorbeeldbrief
Voor het opstellen van een brief hebben wij een voorbeeldbrief gemaakt met daarin aanwijzingen, download deze Tips voor klachtenbrief.
Maak een klachtdossier
Zorg dat u een zo volledig mogelijk klachtdossier heeft. Ga daarbij als volgt te werk:
- Verzamel alle documenten en correspondentie die met de klacht te maken hebben en bewaar deze goed, bij voorkeur in een aparte map.
- Bewaar alle brieven en e-mails van de financiële dienstverlener en maak kopieën van al uw eigen brieven en e-mails voor uw dossier.
- Bewaar ook alle notities. Schrijf altijd op wat u aan de telefoon te horen krijgt, met wie u heeft gesproken en welke afspraken u via de telefoon met wie heeft gemaakt.
- Als u belangrijke afspraken per telefoon maakt, bevestig ze dan daarna schriftelijk en vraag de financiële dienstverlener om u per brief of e-mail te bevestigen dat hij uw weergave van de afspraak onderschrijft.
Klachtbrief of klacht per e-mail
- Maak een kopie van uw brief en bewaar deze in uw dossier. Verstuurt u uw klacht per e-mail, bewaar de e-mail dan zorgvuldig.
- Stuur nooit originele bijlagen mee maar alleen kopieën van documenten. Niet iedere dienstverlener stuurt de stukken namelijk retour.
- Gebruik A4 en kies voor enkelzijdig afdrukken/beschrijven. Gebruik geen paperclips, nietjes, plakband of perforaties.
- Wilt u zeker weten dat uw brief is ontvangen, verstuur uw brief dan ‘aangetekend met ontvangstbevestiging’. Bewaar de ontvangstbevestiging goed.
