Doeleinden verwerking persoonsgegevens
Sollicitatieprocedure
Indien je Persoonsgegevens aan Kifid worden verstrekt in het kader van een sollicitatieprocedure, worden je Persoonsgegevens vastgelegd om de geschiktheid te kunnen beoordelen in het kader van werving & selectie. Kifid verwerkt de Persoonsgegevens die Kifid van jou, of via een wervings- en selectiebureau, heeft ontvangen.
Kifid verwerkt hiervoor de volgende Persoonsgegevens: contactgegevens, CV (demografische informatie, opleiding, loopbaan, evt. foto), motivatiebrief en indien je als sollicitant binnenkomt via een intermediair, de aanbiedings- of kandidaatinformatie.
Tevens kan voor de functie van Secretaris-Jurist en intakemedewerker een cognitieve assesment en een casusopdracht, onderdeel uitmaken van het selectieproces.
Kifid verwerkt de Persoonsgegevens van jou als onderdeel van de pre-contractuele fase van het arbeidscontract (art. 6 lid 1 sub b AVG). Daarnaast heeft Kifid een gerechtvaardigd belang om noodzakelijke Persoonsgegevens te verzamelen voor het beoordelen van de geschiktheid van de kandidaten.
De Persoonsgegevens die in het kader van een sollicitatieprocedure aan Kifid zijn verstrekt, bewaren wij gedurende 4 weken. Na deze periode verwijderen wij de Persoonsgegevens uit onze systemen, tenzij je toestemming geeft om de Persoonsgegevens voor een jaar te bewaren.
Aan wie verstrekken wij jouw Persoonsgegevens?
Binnen Kifid hebben de volgende medewerkers toegang tot jouw Persoonsgegevens: je eventuele toekomstige leidinggevenden, een medewerker van het team waarvoor je solliciteert en de medewerkers van HRM.
Externe ontvangers
De volgende categorieën derde partijen hebben toegang tot of verkrijgen van jouw Persoonsgegevens, waar dat relevant is voor de voorzieningen en diensten van deze partijen voor Kifid:
- Recruitmentbureaus;
- Testing- en screeningsbureaus;
Wanneer derden toegang krijgen tot jouw Persoonsgegevens, zullen wij de vereiste contractuele, technische en organisatorische maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat jouw Persoonsgegevens alleen worden verwerkt in de mate dat een dergelijke verwerking noodzakelijk is.
Kifid verstrekt als uitgangspunt jouw Persoonsgegevens niet buiten de Europees Economische Ruimte (EER). Als jouw Persoonsgegevens toch worden doorgegeven aan een ontvanger buiten de EER, zullen wij maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat jouw Persoonsgegevens adequaat worden beschermd.
Maatregelen
Wij gaan zorgvuldig om met jouw Persoonsgegevens en nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om diefstal verlies of anderszins onrechtmatig gebruik van jouw Persoonsgegevens te voorkomen. We besteden veel aandacht aan een optimale beveiliging van onze systemen waarin Persoonsgegevens worden opgeslagen. Alleen medewerkers die vanuit hun functie daartoe zijn geautoriseerd zijn, hebben toegang tot jouw Persoonsgegevens om deze te verwerken. Zij zijn gebonden aan geheimhouding. Kifid heeft de beveiligingsmaatregelen vastgelegd in interne procedures. De beveiligingsmaatregelen zijn gebaseerd op best practices uit de internationale norm voor informatiebeveiliging (ISO 27001).
Jouw rechten
Je hebt het recht op inzage van een overzicht van jouw Persoonsgegevens en, onder bepaalde voorwaarden, rectificatie en/of verwijdering van jouw Persoonsgegevens. Daar komt bij dat je in bepaalde gevallen ook het recht hebt op beperking van de verwerking van jouw Persoonsgegevens, het recht op bezwaar tegen de verwerking en het recht op dataportabiliteit.
Voor het uitoefenen van je rechten die je onder de AVG hebt, kan je een verzoek indienen door een brief, voorzien van naam, adres, telefoonnummer, te sturen naar Kifid, afdeling HRM, Postbus 93257, 2509 AG Den Haag. Dit verzoek kan ook per e-mail worden ingediend via hrm@kifid.nl. lndien nodig kunnen wij om aanvullende gegevens vragen ter verificatie van jouw identiteit.
Kifid streeft ernaar zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen 4 weken te reageren op een dergelijk verzoek.
Op grond van art. 19 AVG is Kifid verplicht eventuele wijzigingen in de Persoonsgegevens door te geven aan degenen aan wie zij de Persoonsgegevens heeft verstrekt, zoals de hiervoor genoemde externe ontvangers, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning vergt.
Hieronder zijn enkele rechten die u onder de AVG heeft nader toegelicht.
Inzage- en correctierecht
Je hebt het recht op inzage en correctie van de bij Kifid geregistreerde Persoonsgegevens. Dit houdt in dat je kan opvragen welke Persoonsgegevens van jou bij Kifid zijn geregistreerd en voor welke doeleinden deze Persoonsgegevens worden gebruikt (art. 15 AVG).
Ook heb je het recht op rectificatie en aanvulling (correctierecht) van de bij Kifid geregistreerde en door Kifid verwerkte Persoonsgegevens, indien de Persoonsgegevens onjuist zijn. Bij een verzoek hiertoe moet je aangeven welke Persoonsgegevens naar jouw mening incorrect of onvolledig zijn en wat de juiste gegevens behoren te zijn.
Recht op vergetelheid
Je hebt in een aantal gevallen en onder bepaalde voorwaarden het recht om de Persoonsgegevens die wij van je hebben te laten wissen. Dit is het geval indien:
- de Persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of worden verwerkt;
- de verwerkingsgrond gebaseerd is op toestemming en je de toestemming intrekt;
- je gegrond bezwaar maakt tegen de verwerking;
- de Persoonsgegevens door ons onrechtmatig zijn verwerkt;
- er een wettelijke verplichting is om de Persoonsgegevens te verwijderen;
- de Persoonsgegevens zijn verzameld in verband met een rechtstreeks aanbod van diensten van de informatiemaatschappij aan een kind van jonger dan 16 als bedoeld in artikel 8 lid 1 AVG.
Let wel: het recht om vergeten te worden, is geen absoluut recht. Als wij niet voldoen aan jouw verzoek om jouw Persoonsgegevens te laten wissen, informeren wij je over de redenen waarom wij niet aan jouw verzoek zullen voldoen.
Beperking van de verwerking
Als je van mening bent dat wij jouw Persoonsgegevens onrechtmatig verwerken, de Persoonsgegevens niet meer noodzakelijk zijn om door ons te verwerken, de door ons verwerkte Persoonsgegevens onjuist zijn of je bezwaar maakt, kun je verzoeken om beperking van de verwerking. Dit betekent dat de Persoonsgegevens voor een bepaalde tijd niet door ons worden verwerkt.
Intrekken toestemming
Als je toestemming hebt gegeven voor het verwerken van jouw Persoonsgegevens voor een bepaald doeleinde, dan kun je deze toestemming te allen tijde intrekken. Let wel, het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Je kunt contact met ons opnemen hierover via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.
Toezicht
Kifid heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG). De FG controleert of we binnen Kifid op de juiste manier omgaan met Persoonsgegevens. Heeft u een vraag voor de FG? Stuur dan een e-mail naar FG@kifid.nl.
Klachten
Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je ontevreden bent over het gebruik van jouw Persoonsgegevens door Kifid. Bijvoorbeeld als je van mening bent dat wij jouw Persoonsgegevens niet met zorg gebruiken, of omdat jouw verzoek tot inzage of rectificatie niet tijdig is beantwoord.
Adres Autoriteit Persoonsgegevens:
Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
Bezuidenhoutseweg 30
2594 AV DEN HAAG
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Melden datalekken
Indien je een (mogelijk) datalek constateert ten aanzien van Persoonsgegevens die door Kifid worden verwerkt, verzoeken wij je direct contact met Kifid op te nemen. Kifid heeft procedures om deze meldingen adequaat en zorgvuldig te behandelen in overeenstemming met de AVG.
Je kunt contact opnemen via hrm@kifid.nl of via ons algemene nummer (070) 333 8 999.
Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen en bijwerken. Wij zullen je op passende wijze informeren over wezenlijke wijzingen. In alle andere gevallen raden wij je aan deze privacyverklaring regelmatig te lezen om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen. Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 1 oktober 2024.
Tot slot
Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van Persoonsgegevens door Kifid, dan kun je contact met ons opnemen via hrm@kifid.nl of via het algemene telefoonnummer 070 – 333 8 999.
Begrippen
Persoonsgegevens
Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“de betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geindentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, locatiegegevens, een identificatienummer, een online identificator of van één of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon (art. 4 onder 1 AVG).
Verwerking van Persoonsgegevens
Een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens (art. 4 onder 2 AVG).
Verwerkingsverantwoordelijke
Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van Persoonsgegevens vaststelt; wanneer de doelstellingen van en de middelen voor deze verwerking in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden vastgesteld, kan daarin worden bepaald wie de verwerkingsverantwoordelijke is of volgens welke criteria deze wordt aangewezen (art. 4 onder 7 AVG).
In dit geval is de verwerkingsverantwoordelijke het Klachteninstituut Financiële Dienstverlening (Kifid). Bereikbaar via (070) 333 89 99 of consumenten@kifid.nl. KvK-nummer: 27289675.
Verwerker
Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens verwerkt (art. 4 onder 8 AVG).
Financiële dienstverlener
De partij die betrokken is bij de behandeling van de klacht, het betreft een financiële dienstverlener die is aangesloten bij Kifid, of die tot 3 jaar geleden was aangesloten bij Kifid, en terug te vinden is in het Dienstverlenersregister op de website van Kifid.
